檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性 。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為"冊"，周代叫做"中"，秦漢稱作"典籍"，漢魏以后謂之"文書"、"文案"、"案牘"、"案卷"、"簿書"。現統一稱作"檔案"。

  檔案無處不在。照片、各類證書、工作履歷、簽訂的合約、設備說明書和發票……檔案所具有的“原始記錄性”和“憑證價值”是任何資料無法替代的。沒有檔案，就沒有了可供查考的歷史，就不能總結和提高，就不能促進發展。隨著社會的發展，檔案在人們工作和生活中發揮著極其重要的作用，擁有一份完整的檔案可以解決許多糾紛，保障合法的權益。
在古代 為了能讓紙張能保存較長時間，在造紙時，會采用石灰和石棉等含堿性較強的天然材料，因為在日后的保存中，空氣中多含酸性，這樣能夠讓紙張不易老化破損，得以長久保存。

 就存放條件來說，國家檔案局于1987年正式頒發了《檔案庫房技術管理暫行規定》做了明確界定：檔案庫房(含膠片室、磁帶室)的溫度應控制在14～24℃，有設備的庫房日變化幅度不超過2℃，相對濕度應控制在45～60%，有設備的庫房日變化幅度不超過±5%。由此可見檔案庫房的存儲條件的嚴苛，這樣才能有效的保存紙質檔案。

就管理中心當前而言，對紙質檔案的保護主要有兩種方式，一是是紙質文檔存入檔案室進行標準化管理——防老化、防潮、防蟲、防煙方面都要求都很嚴格，因為紙質檔案具有易損壞、無法再生的特點，良好的存檔環境利于保持檔案的原始狀態；二是電子化存檔——運用紙質文檔與電子雙軌制進行保存，實現文檔一體化管理。

另外，檔案需要按照一定的次序排列和存放于庫房之中，使之在檔案室內形成一定順序。這樣更便于管理。

也可以存放于恒溫恒濕柜內